POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, sus decretos reglamentarios y demás normas que la modifiquen, PROCLIN PHARMA S.A., sociedad comercial, debidamente constituida y válidamente existente de conformidad con las leyes de Colombia, identificada con NIT. 800.090.902-5 (“Proclin Pharma”), informa a sus trabajadores, clientes, proveedores y terceros y en general a todos los titulares de información de carácter personal que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos, que estos serán incorporados en las Bases de Datos de propiedad de Proclin Pharma.

Proclin Pharma podrá utilizar, sin previa autorización del titular, información de carácter personal siempre y cuando la misma sea de naturaleza pública. Se deberá entender por datos públicos aquellos que se encuentran contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

El Responsable está comprometida con el cumplimiento de las normas Colombianas en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. Por eso, adopta la presente Política, que es obligatoria para EL RESPONSABLE como responsable del Tratamiento de datos personales, así como para sus trabajadores y funcionarios y para los terceros o proveedores a quienes los datos personales recolectados por EL RESPONSABLE sean transmitidos en caso de autorización por parte de los titulares, estando todos estos sujetos obligados al cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en esta Política, en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas aplicables de las jurisdicciones en que los datos personales sean Tratados.

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

Los titulares de la información de carácter personal a través de su consentimiento aceptan libre, expresa, previa y de forma inequívoca que sus datos personales y datos sensibles serán recolectados, almacenados, procesados, usados, suprimidos, transmitidos y/o transferidos a terceros. Los datos suministrados serán utilizados para llevar a cabo las siguientes finalidades:

Desarrollar el proceso de reclutamiento, selección, evaluación y vinculación laboral, así como la verificación de los soportes documentales compartidos por los candidatos de forma previa a su vinculación. Incluye verificaciones de seguridad tales como certificaciones laborales, referencias laborales y personales, antecedentes judiciales y consultas en centrales de crédito, así como cualquier otra validación de información realizada con el fin de fortalecer las garantías de seguridad en los procesos de vinculación de personal.
Enviar información editorial, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía.
Realizar estudios y análisis estadísticos.
Registrar y mantener datos históricos de la información de empleados y/o pensionados (activos o inactivos) en las bases de datos.
Suministrar, compartir, enviar y entregar los datos personales del candidato y/o empleado para realizar actividades relacionadas con: estudios de seguridad, accidentes laborales, vinculación a seguridad social, encuestas de clima organizacional, entre otras.
Suministrar, compartir, enviar y entregar los datos personales del empleado a empresas filiales o vinculadas a Proclin Pharma ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas empresas requieran la información para el objeto social de Proclin Pharma.
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
Respaldar las actividades de seguridad y salud en el trabajo, formación y promoción del personal, así como cualquier actividad enmarcada en el desarrollo de la organización y su equipo de trabajo.
Emitir recomendaciones o referencias laborales una vez se culmine la relación contractual.
Asegurar el cumplimiento de los acuerdos de confidencialidad.

La información recolectada podrá ser transferida a terceros, siempre y cuando no contravenga los contratos establecidos entre las partes, a quienes se les exigirá los procedimientos de tratamiento de datos que establece la legislación colombiana.

2. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Teniendo en cuenta lo anterior y con pleno conocimiento de estar compartiendo mi información personal, conozco y acepto que Proclin Pharma realizará el tratamiento de mi información personal incorporada en la base de datos de la compañía y a utilizarla para las finalidades ya descritas, asegurando el cumplimiento de los siguientes derechos que asisten como titular de los datos:

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el ejercicio de estos derechos será necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular de la información.
Solicitar la copia de la autorización otorgada a Proclin Pharma salvo cuando el tratamiento, de conformidad con la ley, no lo requiera.
Recibir información sobre el uso que Proclin Pharma ha dado a los datos personales del titular.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de Proclin Pharma se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución Política.
Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato; la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o encargado.
Acceder en forma gratuita a los datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en todo a aquella que repose en la base de datos.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. El titular de los datos cuenta con la libertad de decidir si desea proporcionar o no esta información a Proclin Pharma, considerando que los datos sensibles pueden afectar su intimidad y dar lugar a que el titular sea discriminado.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de Proclin Pharma, la cual, para el efecto podrá mantener mecanismos de validación de la información.
Representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos y lo prueben a través del registro civil del menor o documento judicial que demuestre su calidad.

3. PRINCIPIOS APLICABLES TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, EL RESPONSABLE aplicará los principios que se enuncian a continuación de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como en las normas que los adicionen o modifiquen:

Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en las disposiciones que la desarrollen y en la presente Política.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con el objeto social del Responsable y debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la presente Ley 1581 de 2012, la Constitución y la presente Política. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en dicha Ley; Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, deberá ser Tratada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

Previa Autorización de los Titulares, sus Datos Personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.

El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares tiene como finalidad principal y general el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de EL RESPONSABLE, así como el desarrollo de su objeto social y de las actividades complementarias al mismo. lo anterior en cumplimiento de los deberes establecidos en la Ley y en la presente Política y con respeto absoluto por los derechos de los Titulares los cuales se encuentran consagrados en la legislación Colombiana y en la presente Política.

Las finalidades específicas para las cuales se realizará el Tratamiento de los Datos Personales de los diferentes sujetos con quienes EL RESPONSABLE tiene relaciones jurídicas, comerciales o civiles, están sujetas a la naturaleza y características de dichas relaciones, sujetos y Datos Personales, de tal manera que el Tratamiento de Datos Personales permita a EL RESPONSABLE el cumplimiento efectivo de sus obligaciones legales y contractuales con los Titulares y con terceros así como del desarrollo del objeto social de EL RESPONSABLE junto con sus actividades complementarias. A continuación, las finalidades con las cuales serán Tratados los Datos Personales de los diferentes tipos de Titulares:

El Responsable realizará el Tratamiento de los Datos Personales de los CANDIDATOS a desempeñar un cargo en el Responsable, con las siguientes finalidades:

Contacto para comenzar y llevar a cabo el proceso de reclutamiento.
Verificación y análisis de la información suministrada por el candidato en materia de educación y trabajo.
Verificación de antecedentes siempre que este autorizada en forma especial y expresa teniendo en cuenta la naturaleza sensible de los Datos Personales a ser verificados. De conformidad con la legislación aplicable, el candidato no estará obligado a conceder esta autorización, la denegación no será considerada por el Responsable como una conducta negativa para efectos de la selección del candidato. Adicionalmente, el candidato podrá autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales para el proceso de reclutamiento, sin autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales sensibles.
Afiliación a seguridad social y a la caja de compensación familiar en caso de contratación.
La defensa de los intereses del Responsable y sus terceros relacionados en caso de una demanda.
La realización de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase) y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado directa o indirectamente con EL RESPONSABLE, independientemente de que estas sean llevadas a cabo por el Responsable o por terceros.
Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras organizaciones, aliados estratégicos o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas con estas.
Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales.
Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política.

El Responsable realizará el Tratamiento de los Datos Personales de sus TRABAJADORES, con las siguientes finalidades:

Cumplimiento y ejecución de los contratos de trabajo celebrados con los trabajadores.
Cumplimiento y ejecución de las obligaciones contractuales y legales del Responsable con terceros, incluyendo, sin limitarse, a contratistas, contratantes y autoridades.
Elaboración, modificación y cumplimiento de las políticas internas del Responsable.
El desarrollo de procesos e investigaciones disciplinarias, la imposición de sanciones disciplinarias y la terminación del contrato de trabajo.
La defensa de los intereses del Responsable y sus terceros relacionados en caso de una demanda.
La verificación y la realización de requerimientos para el cumplimiento de las obligaciones del trabajador.
El ofrecimiento y administración de beneficios extralegales a los trabajadores.
El control sobre los equipos de cómputo y las herramientas de trabajo proporcionadas por el Responsable.
La administración de los sistemas de información y comunicaciones, la generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por el Responsable.
El control y prevención por parte EL RESPONSABLE de fraudes y lavado de activos.
Para garantizar la seguridad de los trabajadores y usuarios del Responsable, así como de las instalaciones y bienes del Responsable, de sus trabajadores, usuarios y de sus contratistas.
La realización de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase) y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado directa o indirectamente con el Responsable.
La creación y utilización de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los trabajadores.
Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y conservar los documentos requeridos por la ley colombiana.
Evaluar el desempeño de los trabajadores.
Recolectar y utilizar evidencia en caso de presuntos incumplimientos de la ley y del contrato de trabajo por parte de los trabajadores.
Todos los trámites relacionados con la seguridad social del trabajador, así como con el cumplimiento de las obligaciones legales de EL RESPONSABLE en materia laboral, corporativa, de seguridad social, impuestos y parafiscales.
Contactar a los familiares de los trabajadores en caso de ausencia o emergencia.
Informar al trabajador las novedades que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo y hasta después de su finalización.
Realizar los descuentos de nómina autorizados por el trabajador o en todo caso ordenados por la ley o por un juez.
Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras organizaciones, aliados estratégicos o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas con estas.
Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales.
Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política.

El Responsable realizará el Tratamiento de los Datos Personales de sus CLIENTES, con las siguientes finalidades:

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones y derechos contractuales y legales adquiridos por las partes.
Suministro de información a proveedores y contratistas involucrados en los servicios prestados a los usuarios.
La adquisición y ejecución de pólizas de seguro con cubrimiento para los usuarios y/o el Responsable cuando sea necesario.
Envío de los productos adquiridos por los Cliente y contacto en caso de dificultades para la entrega.
Envío de material publicitario, cuando así lo autorice expresamente el Titular.
El envío de la información legal obligatoria para la confirmación de las compras realizadas por el Cliente.
Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales.
Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política.

El Responsable realizará el Tratamiento de los Datos Personales de sus CONTRATISTAS, con las siguientes finalidades:

Validación de la información suministrada por los contratistas.
Contratación y afiliación a seguridad social cuando sea aplicable.
Pago de honorarios.
Creación de Bases de Datos de proveedores de servicios, las cuales serán utilizadas para comparar costos y servicios, así como para calificar a los proveedores de acuerdo con la calidad de los servicios prestados y/o los productos ofrecidos.
Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los contratistas, con cualquier información de la que el Responsable legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos, lavado de activos y financiación del terrorismo.
Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales.
Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política.

5. Tratamiento de Datos Personales Sensibles.

Cuando quiera que el Responsable realice el Tratamiento de Datos Personales sensibles, dará aplicación a las disposiciones legales sobre Tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:

Obtener autorización explícita del Titular para el Tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:

Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. Teniendo en cuenta lo anterior, EL RESPONSABLE podrá realizar el Tratamiento de Datos Personales sensibles de sus miembros y de las personas con las que EL RESPONSABLE mantenga contacto regular en razón a su finalidad siempre que se cuente con autorización de los Titulares pero en ningún caso estos Datos Personales serán suministrados a terceros sin la autorización del Titular.
Cuando Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los casos en que el Responsable tenga acceso a datos sensibles, el Tratamiento de estos se realizará con las siguientes finalidades:

Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y trabajadores para los siguientes fines:

Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones del Responsable.
Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SGSST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que Busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.

Datos biométricos (huellas y fotografías) de trabajadores:

Identificar al personal que acceda a las instalaciones del Responsable.
Dar acceso a las instalaciones del Responsable.
Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones del Responsable.
Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la ley Colombiana.
Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza el Responsable a sus trabajadores y colaboradores.
Publicitar y difundir la participación de trabajadores y colaboradores del Responsable en distintas actividades, congresos y eventos de tipo social.

Video vigilancia

EL RESPONSABLE utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. EL RESPONSABLE implementará autorizaciones para la obtención de esta información que cumpla con las normas que regulan el acceso a datos sensibles

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD.

En caso de que EL RESPONSABLE realice el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, el Tratamiento estará sujeto a las siguientes condiciones:

El Tratamiento de Datos Personales de menores de edad se realizará únicamente en las condiciones establecidas en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 siempre que el Tratamiento:

Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Se dé con el aseguramiento total del respeto por sus derechos fundamentales.

El Tratamiento de Datos Personales de menores de edad por parte de EL RESPONSABLE únicamente se realizará cuando se cuente con la autorización del representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

EL RESPONSABLE podrá Tratar datos de los hijos de candidatos o empleados que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, los Datos Personales de los menores sólo serán Tratados para el cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.

7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad, EL RESPONSABLE ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y EL RESPONSABLE no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

8. Para el ejercicio de estos derechos podré contactar con la empresa por medio del siguiente correo electrónico

Para los fines requeridos en la ley, el Responsable designado para la atención de los asuntos relacionados con la protección de los Datos Personales de los titulares y en consecuencia, ante quien el Titular puede dirigir cualquier asunto relacionado con sus Datos Personales corresponde a la siguiente:

Área: Servicio al cliente

Correo electrónico: protecciondedatos@proclinpharma.com

Teléfono: 601-5936969

9. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Esta Política entrará en vigor y por lo tanto será de obligatorio cumplimiento para EL RESPONSABLE sus trabajadores y funcionarios y para los terceros o proveedores a quienes los datos personales recolectados por EL RESPONSABLE sean transmitidos en caso de autorización por parte de los Titulares, a partir de su publicación en la página web de EL RESPONSABLE.